Conservazione e Catalogazione Documenti Digitali | Stampa |

Possiamo conservare ordinatamente documentazione di qualsiasi tipo, associandola ad un cliente o ad una pratica del cliente.

La funzione può essere eseguita in modi diversi:

  • dalla voce di menù Modifica - > Documentazione Digitale
  • dalla scheda anagrafica del cliente, con la voce di menu Modifica -> Rubrica Clienti
  • dalla Scheda Attività di una pratica, con la voce di menù Gestione -> Pratiche Clienti

Esempio 1

Iniziamo con la prima opzione: avviamo la voce di menù Modifica - > Documentazione digitale

Documentazione Digitale

La successiva finestra elenca tutti i documenti precedentemente inseriti.

Documentazione Digitale

Clicchiamo su Aggiungi Allegato.

Documenti Digitali

Inseriamo il Cliente e premiamo il pulsante Sfoglia, per selezionare, sul nostro PC o sulla rete a cui accediamo, il file che ci interessa.

Possiamo, opzionalmente, associare il file anche ad una pratica del cliente.

Alla conferma, il programma chiede se vogliamo eliminare il file originale.

Documenti Digitali

Premiamo sul pulsante Si o No, come preferiamo.

Il programma continua, ripresentando la finestra vuota per ulteriori inserimenti.

Se abbiamo terminato, premiamo il pulsante Annulla per tornare alla lista.

Dalla lista possiamo ricercare un allegato; selezioniamo la riga pecedentemente inserita; si apre la finestra con le informazioni del file:

Documenti Digitali

Cliccando su Apri documento o, a sinistra, su Visualizza documento possiamo aprire il file con l'applicazione associata ad esso (un pdf con un lettore di file pdf, etc.).

Esempio 2

Come detto, possiamo catalogare ordinatamente la nostra documentazione, associandola, direttamente, nella scheda anagrafica del cliente.

Avviamo la voce di menù Modifica -> Rubrica Clienti

Menu Rubrica Clienti

Ricerchiamo il cliente e lo selezioniamo.

Fatturiamo Documenti Digitali

Apriamo la scheda Documenti Allegati, cliccando a sinistra dal menù Operazioni. Viene visualizzata la scheda, suddivisa in due parti: la parte superiore elenca eventuali allegati precedentemente inseriti.

Premiamo il pulsante Aggiungi.

Fatturiamo Documenti Digitali

Inseriamo il riferimento al file da allegare, eventuali note di servizio, e confermiamo con il pulsante OK.

Fatturiamo Documenti Digitali

Il file è stato associato al cliente. Sarà accessibile, oltre che nel cliente, anche con la voce di menù Modifica -> Documentazione digitale.

Esempio 3

Infine, possiamo associare un file ad una pratica di un cliente.

Avviamo al voce di menù Gestione -> Pratiche Clienti

Menu Pratiche Clienti

Ricerchiamo e selezioniamo la pratica.

Fatturiamo Documenti Digitali

Apriamo la scheda Documenti Allegati e premiamo sul pulsante Aggiungi.

Fatturiamo Documenti Digitali

Inseriamo i riferimenti, con le stesse modalità degli esempi precedenti.

Fatturiamo Documenti Digitali

Gli allegati inseriti in una pratica saranno accessibili anche in rubrica e con la voce di menù Modifica -> Documentazione digitale.

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