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Venerdì 06 Febbraio 2009 15:30
PARTNER - Gestione vendite

Note operative valide solo per la versione in Ms-Dos
Come iniziare il nuovo anno

Con il nuovo anno, occorre ribaltare la situazione finale dell’anno precedente, nella situazione iniziale dell’anno in corso, riportando a zero i contatori per la numerazione dei documenti; il rapporto con i clienti e con i fornitori, invece, deve restare inalterato.

Un’altra esigenza che sopravviene a fine anno è la valorizzazione delle giacenze, che, spesso, necessita di una verifica della effettiva situazione di magazzino: di questo aspetto ci occuperemo nel successivo paragrafo.

Per iniziare il nuovo anno, è sufficiente eseguire le seguenti operazioni:

1. Salvataggio degli archivi (Menù servizi-> Copia di sicurezza): è una normale precauzione che permette, eventualmente, di recuperare l’attuale situazione, nel caso di anomalie di qualsiasi genere verificatesi nell’operazione successive.
2. Azzeramento di inizio anno (Menù archivi-> Fine anno-> Azzeramento nuovo anno): provvede al trasferimento della situazione finale nella situazione iniziale del nuovo anno.

L’azzeramento deve essere eseguito una sola volta, perché esegue calcoli che, se ripetuti, falserebbero i dati storici e statistici dell’archivio di magazzino.

Eventuali necessità di verificare l’inventario, non hanno influenza sulle operazioni di cui sopra; anche ad anno iniziato, è sempre possibile controllare e modificare le giacenze dell’anno precedente, riallineando il magazzino alle giacenze reali, pur in presenza di operazioni nell’anno successivo.

Nota tecnica: Elaborazione degli articoli

La funzione di azzeramento nuovo anno elabora l’intero archivio del magazzino, e, per ogni articolo svolge le seguenti operazioni:

copia nei rispettivi campi dell’anno precedente
le quantità e i valori di Inizio anno
le quantità e i valori dei carichi
le quantità e i valori degli scarichi

azzera
le quantità e i valori dei carichi dell’anno in corso
le quantità e i valori degli scarichi dell’anno in corso

calcola
la giacenza e il valore di Inizio anno in corso (v. paragrafo seguente)

Nota tecnica: Valorizzazione delle giacenze

Il valore delle giacenze finali e, quindi, delle giacenze iniziali del nuovo anno, è calcolato, automaticamente, con il metodo LIFO (Last In First Out) come di seguito indicato:


se la giacenza finale di un articolo è maggiore della giacenza iniziale del vecchio anno, le quantità che erano presenti all’inizio del vecchio anno sono valorizzate al costo medio dell’anno precedente, e le rimanenti giacenze sono valorizzate al costo medio dell’anno in corso. Il valore finale viene, quindi, calcolato sommando il valore delle giacenze di inizio dell’anno precedente, e il valore risultante dal prodotto della quantità eccedente per il costo medio dell’anno:

Valore = Valore_iniziale + MedioAnnoAtt * ( Giacenza – Qta_iniziale )


se la giacenza finale è inferiore alla giacenza iniziale, le giacenze sono valorizzate al costo medio unitario dell’anno precedente:

Valore = MedioAnnoPre * Giacenza

I campi giacenza, MedioAnnoPre (costo unitario medio dell’anno precendete), MedioAnnoAtt (costo unitario medio dell’anno in corso) sono calcolati come segue:

Giacenza = Qta_iniziale + Qta_carichi – Qta_scarichi

MedioAnnoPre = Valore_iniziale / Qta_iniziale

MedioAnnoAtt = Valore_carichi / Qta_carichi
Come valorizzare correttamente le giacenze di fine anno

La valorizzazione delle giacenze di fine anno può essere controllata nei campi ritenuti più opportuni, anche a più riprese, pur continuando a lavorare normalmente sul nuovo anno.

Il controllo e gli eventuali aggiustamenti delle quantità, infatti, agiscono sulla situazione consolidata e conservata con la funzione di azzeramento per il nuovo anno, che viene eseguita prima di iniziare le operazioni del nuovo anno.

Le modifiche apportate nei campi dell’anno precedente, si ripercuotono, automaticamente, nei campi Giacenza_iniziale e Valore_iniziale dell’anno in corso, modificando l’attuale giacenza.

Per introdurre i valori corretti di inventario, presupponendo che si siano riscontrate differenze tra i valori reali e i valori in archivio, eseguire la scelta di menù Archivi-> Fine anno-> Controllo giacenze al 31-12.

Il programma richiede i seguenti campi:
Inserimento: Volendo modificare la giacenza di fine anno, essendo tale giacenza un calcolo algebrico, occorre scegliere il campo su cui intervenire per far quadrare la giacenza finale. Le opzioni sono: Inizio anno precedente, Carichi anno precedente, Scarichi anno precedente.
Ordinamento: Indicare se si preferisce che gli articoli vengano proposti ordinati per codice o per descrizione.
Raggruppamenti: Permette di filtrare la lista degli articoli per gruppo merceologico o per fornitore (opzionale).
Intervallo da modificare: Permette di limitare la lista degli articoli proposti ad un certo intervallo (opzionale).

Dopo avere operato le scelte precedenti, gli articoli vengono presentati in formato lista, su cui si può intervenire con la massima semplicità e velocità.

Qualunque sia l’opzione scelta, il video si presenta nel seguente formato:
Codice     Descrizione     Quantità     Valore     Giacenza
(input)     (input)     (input)

Si può introdurre, direttamente, la giacenza finale, anche se questo valore non è un vero campo di archivio, ma un valore che scaturisce dal calcolo della giacenza iniziale dell’anno precedente, sommata ai carichi e decurtata degli scarichi dell’anno precedente.

L’utente apporta le modifiche, tenendo presente che la modifica del campo Quantità influenza il campo giacenza e viceversa.

Ogni modifica apportata all’anno precedente, interessando le giacenze finali, modifica, ovviamente, le giacenze di inizio del nuovo anno, e quindi le giacenze attuali, che sono il risultato della somma della giacenza iniziale e dei carichi, a cui si sottraggono gli scarichi eseguiti nell’anno.
Come stampare l’inventario di fine anno

In qualsiasi momento è possibile stampare la situazione delle giacenze finali dell’anno precedente con la scelta di menù Archivi-> Fine anno-> Inventario al 31-12.

Questa selezione è simile all’Inventario del menù magazzino, ma preleva le informazioni dai campi dell’anno precedente, cioè dai campi che sono stati preparati dall’azzeramento nuovo anno, e, eventualmente, modificati con il controllo delle giacenze al 31-12.

Si possono inserire le seguenti opzioni:
Ordinamento: Scegliere tra ordinamento per codice o per descrizione.
Intervallo di stampa: Inserire (opzionalmente) il primo e l’ultimo articolo da stampare; lasciare vuoto se si desidera l’intero archivio.
Raggruppamenti: Inserire (opzionalmente) un codice di gruppo merceologico o un codice fornitore: lasciare vuoto se si desidera l’intero archivio.
Stampa giacenze a zero: selezionare la scelta se si desidera stampare, anche, gli articoli con giacenza a zero (altrimenti ignorati).
Solo visualizzazione totali: permette di non stampare l’intero inventario, ma calcolare e visualizzare, solamente, il totale valore de magazzino.

Il tabulato riporta le seguenti colonne:
Codice articolo
Descrizione articolo
Gruppo merceologico
Unità di misura
Quantità inizio anno
Progressivi carichi
Progressivi scarichi
Esistenza di fine anno
Valore unitario inizio anno
Valore unitario anno corrente
Valore fine anno

Per ogni pagina viene riportato il totale della pagina ed il totale progressivo.

 
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