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Come elaborare uno o più documenti in modo automatico

Questa funzione viene normalmente utilizzata per emettere, automaticamente, le fatture, elaborando i documenti di trasporto precedentemente emessi e non ancora fatturati. Il programma, comunque, elabora anche altri documenti, per esempio preventivi in commissioni, commissioni in documenti di trasporto, etc..

Apriamo il menù: Movimenti->Gestione differita

Partner - Elaborazione differita

Verranno proposte, in sequenza, delle schede che aiuteranno l'operatore, passo passo, ad eseguire tale elaborazione.

Analizziamo le varie schede.

1 - Tipo documento da elaborare

In questa scheda verrà richiesto il tipo di documento da elaborare e la data fino alla quale eseguire l'elaborazione.

Verrà visualizzato l'elenco dei documenti che potranno essere elaborati e, per ognuno di essi, il documento di destinazione.

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Supponiamo che vogliamo generare una Fattura di vendita da un Documento di trasporto.

Selezioniamo quindi il documento e indichiamo la data fino alla quale i documenti dovranno essere elaborati.

2 - Nominativo

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Il programma elabora tutti i documenti di qualsiasi nominativo.

Nel nostro caso però, ci interessa un singolo cliente.

Selezioniamo quindi l'opzione Singolo nominativo, inseriamo il suo Codice (F4 per selezionarlo dall'elenco) e clicchiamo su Avanti per elaborare tutti i documenti di trasporto a lui intestati

3 - Elenco documenti da elaborare

In funzione dei dati inseriti nelle schede precedenti, questa scheda visualizza la lista dei documenti pronti per essere elaborati.

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La colonna Elabora contiene il valore Si, nel caso in cui si voglia escludere qualche documento dall'elaborazione, cliccare sulla riga corrispondente: il valore Si verrà sostituito dal valore No, e il documento non verrà elaborato.

Supponendo che vogliamo elaborare un unico documento di trasporto, lasciamo il valore Si solo nella riga del documento che ci interessa.

4 - Accorpamento documenti

Partner - Elaborazione differita

In questa fase dell'elaborazione, abbiamo la possibilità di scegliere se:

  • accorpare tutti i documenti dello stesso nominativo facendoli confluire in un unico documento (per es. più documenti di trasporto generano una sola fattura)

  • generare un documento elaborato per ogni documento origine (per es. una fattura per ogni bolla).

Scegliamo la prima opzione ed andiamo avanti.

4 - Accorpamento articoli

Questa scheda viene visualizzata solo se nella scheda precedente si è scelto di accorpare i documenti e permette di accorpare tutti gli articoli che abbiano lo stesso codice e lo stesso prezzo.

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Selezioniamo la prima opzione.

5 - Formato riferimenti

Questa scheda viene visualizzata solo se si è scelto di accorpare i documenti e ci propone di scegliere come riportare nel nuovo documento, i riferimenti ai documenti che lo hanno generato.

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I riferimenti saranno riportati in una o più righe, uno dopo l'altro, all'inizio del nuovo documento e verranno inseriti nel formato da noi scelto.

6 - Tipo elaborazione

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Anche se, in automatico, verrà selezionata la voce Elaborazione differita definitiva, possiamo decidere di effettuare una Elaborazione differita temporanea. Quest'ultima è un'elaborazione di prova (non verrà generato alcun documento) e può essere utile per effettuare eventuali controlli prima dell'elaborazione finale.

Selezioniamo la prima opzione ed andiamo Avanti.

7 - Documento differito.

Ci verrà richiesto di indicare il numero e la data del primo documento elaborato. Verrà proposto il primo numero utile e la data del giorno (modificabili dall'utente) e tutti gli altri documenti saranno numerati progressivamente nella stessa data.

Nel nostro caso, comunque, elaboreremo un solo documento.

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Cliccando Avanti, verrà visualizzato il riepilogo delle informazioni che abbiamo inserito (anche in quest'ultima fase abbiamo ancora la possibilità di tornare indietro e modificare qualche dato).

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E clicchiamo su Fine per avviare l'Elaborazione.

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Elaborazione eseguita con successo.

Il risultato dell'elaborazione (Movimenti->Gestione Immediata->Fattura di Vendita) sarà il seguente:

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